Szwecja – specyfikacja rynku

Poznaj charakterystykę rynku

Poznaj etykietę biznesu w Szwecji

Umawianie spotkań

  • Najbardziej popularnym językiem obcym jest język angielski. W terenie, tj. poza obszarem dużych metropolii, pożyteczna może być również znajomość języka niemieckiego;
  • Zawsze bądź punktualny, zarówno w kontaktach biznesowych, jak i towarzyskich;
  • Termin spotkania powinno się ustalać z dwutygodniowym wyprzedzeniem;
  • Aby okazać poważanie, zawsze zapytaj, ile czasu będzie trwało spotkanie. Jeżeli szwedzki partner będzie zainteresowany twoją propozycją, sam zaproponuje jego przedłużenie;
  • Minimalny okres wakacji w roku wynosi 5 tygodni;
  • Większość Szwedów korzysta z urlopu w lipcu;
  • W trakcie przerwy świątecznej z okazji Bożego Narodzenia (22 grudnia– 6 stycznia) wielu szwedzkich biznesmenów jest nieosiągalnych;
  • Szwedzi nie umawiają zazwyczaj spotkań biznesowych w godzinach: 9.00–10.00 i 14.00–16.00.

Powitanie i tytułowanie

  • Typową formą powitania jest uścisk dłoni;
  • Kiedy spotykają się mężczyzna i kobieta, uścisk dłoni może zainicjować zarówno ona, jak też on;
  • Dobrzy przyjaciele (zwłaszcza wśród młodzieży), często się widujący, nie „zawracają sobie głowy” podawaniem ręki;
  • Ludzie starsi, zwłaszcza z wyższych klas społecznych, mogą być bardzo formalistyczni. Pamiętaj o podaniu im ręki na powitanie i na pożegnanie. Często unikają bezpośredniego zwrotu „you” i zwracają się do innych, używając trzeciej osoby (np. witając się z panem Kowalskim, powiedzą: „How is Mr. Kowalski today?”). Aby zachować poprawność, odpowiedz im w ten sam sposób;
  • Często spotykany widok to „dygająca” dziewczyna lub chłopiec kłaniający się starszym;
  • Mężczyzna powinien uchylić kapelusza, kiedy mija kogoś znajomego i zdjąć go, kiedy rozmawia z kobietą;
  • Używaj zwrotu „How do you do?” lub „It’s a pleasure to meet you”, zamiast „How are you?” (to ostatnie wyrażenie odbierają dosłownie, a ponadto brzmi ono w ich odbiorze nieszczerze);
  • W towarzystwie zazwyczaj osoba trzecia przedstawia cię pozostałym, ale jeżeli tego nikt nie uczyni, obejdą pokój, podając dłoń i przedstawiając się z nazwiska każdej osobie;
  • Zwyczajowo gość z zagranicy powinien wręczyć bilet wizytowy. Może być w języku angielskim;
  • Kolejność podawania imion i nazwisk jest taka sama jak w Polsce;
  • Zwracaj się do każdego po nazwisku, dopóki nie zaproponuje ci innej formy. Zwłaszcza młodzi ludzie preferują zwracanie się do siebie po imieniu;
  • Do osób bez tytułu zawodowego lub naukowego zwracaj się, używając formy: Mr., Mrs. lub Miss wraz z nazwiskiem;
  • Do osób posiadających tytuł zwracamy się, używając ich tytułu łącznie z nazwiskiem (np. Professor Tomasson).

Przyjęcia oficjalne i towarzyskie

  • Zwyczajowa pora spożywania posiłków:
    śniadanie 7.00–8.00,
    lunch 11.30–13.30,
    obiad 18.00–21.00;
  • Na lunch poświęca się jedną godzinę;
  • Lunche i obiady biznesowe są bardzo popularne. Należy z wyprzedzeniem dokonać rezerwacji miejsc w lokalu. Zaleca się korzystanie z dobrych restauracji;
  • Na obiad biznesowy(lecz nie na lunch) można zaprosić współmałżonka;
  • Po godzinach pracy Szwedzi z zasady nie utrzymują kontaktów ze współpracownikami, nawet jeśli uważają swoich kolegów za dobrych przyjaciół;
  • Jeżeli zostałeś zaproszony do szwedzkiego domu, powinieneś przynieść kwiaty dla pani domu;
  • W trakcie przyjęcia goście są sadzani według rangi (nawet w prywatnym domu);
  • Gość honorowy siedzi po lewej stronie gospodarzy;
  • Toasty w Szwecji są bardziej oficjalne aniżeli gdziekolwiek indziej w Europie Północnej;
  • Szwedzkim odpowiednikiem „Na zdrowie”jest „Skoal”;
  • Pozwól gospodarzowi i osobom starszym od ciebie, aby wzniosły toast za ciebie, zanim zaproponujesz toast za nich;
  • Panowie z odstawieniem kieliszków czekają, dopóki nie odstawią ich panie;
  • Jeżeli siedzisz obok gospodyni jako gość honorowy, spodziewaj się, że w trakcie deseru zostaniesz poproszony o wygłoszenie toastu na jej cześć; nawet bez tej prośby zaproponuj pod koniec posiłku ogólny toast z podziękowaniem dla pani i pana domu;
  • Jeżeli siedzisz po prawej stronie gospodyni, będą oczekiwać od ciebie krótkiej mowy z wyrazami uznania;
  • Rytuał toastów jest następujący: w każdej chwili po wzniesieniu przez gospodarza powitalnego toastu za gości możesz uchwycić czyjś wzrok – poczynając od pani siedzącej po twojej prawej stronie – podnieś swój kieliszek, lekko skłoń się, powiedzieć „Skoal”, potem wypić. Następnie skieruj kieliszek w stronę gospodarza, lekko skłoń się, odstaw kieliszek;
  • Przyjęcie w domu należy opuścić najpóźniej o 23.00, nawet jeżeli gospodarz nalega na pozostanie;
  • Jeżeli zostawisz nieco jedzenia na talerzu, gospodarz nie będzie urażony;
  • Przed odejściem od stołu należy podziękować gospodyni;
  • Następnego dnia po przyjęciu napisz parę słów podziękowania albo ostatecznie zatelefonuj do gospodyni z podziękowaniem za wieczór, który spędziłeś w jej domu. Jeżeli później przypadkiem spotkasz swojego gospodarza lub gospodynię, powtórz podziękowanie;
  • Napiwki w hotelu i restauracjach są wliczone do rachunku. Dodatkowy napiwek według uznania gościa (przeważnie 5–10%);
  • W taksówkach napiwki są czasem wliczone do rachunku; trzeba się upewnić;
  • Obsługa w szatniach otrzymuje zwyczajowo 10 koron.

Ubiór

  • Odpowiedni strój w biznesie to strój klasyczny. Szwedzi są nawet pod tym względem nieco bardziej konserwatywni i formalni ani ̋eli w wielu krajach Europy Zachodniej. Na spotkania biznesowe panowie powinni ubierać się w ciemne ubrania i krawaty, natomiast panie powinny założyć kostium lub suknię;
  • Na przyjęciach i spotkaniach wieczorowych obowiązują ciemne garnitury, a nawet smokingi;
  • Szwedzi w miejscach publicznych chodzą dobrze, elegancko i modnie ubrani. Nawet, gdy noszą jeansy, to są one schludne i czyste;
  • Wyjeżdżając do Szwecji, strój swobodny zostaw w domu i zabierz eleganckie, lecz sensowne stroje, które noszone w ciągu dnia będą także stosowne na wieczór.

Rozmowy i zachowania negocjacyjne

  • W kontaktach ze Szwedami dobrze jest odbierana znajomość choćby kilku słów w języku szwedzkim;
  • W trakcie rozmów handlowych Szwedzi przechodzą niemal odrazu, po paru wstępnych uprzejmościach, do meritum;
  • Szwedzi mają opinię twardych negocjatorów, postępujących zgodnie z przyęjtym scenariuszem, co bardzo utrudnia zastosowanie bardziej elastycznego podejścia;
  • Nie okazuj swoich uczuć w trakcie negocjacji;
  • Szwedzi są na ogół poważni i w trakcie negocjacji zazwyczaj nie okazują poczucia humoru (pod tym względem są nieraz wręcz nudni);
  • Cenią jednomyślność i unikają konfrontacji;
  • Nie bądź zbyt otwarty w okazywaniu uczuć (np. „Jestem szczęśliwy, że udało mi się tutaj przyjechać” powinno zostać wypowiedziane spokojnym tonem);
  • Okazywanie rezerwy bàdê lekkiej nieÊmiałoÊci natomiast mo ̋e wywrzeçpozytywne wra ̋enie na twoim szwedzkim partnerze;
  • Chwile milczenia w rozmowie traktują jako coś normalnego; nie staraj się wypełnić ich na siłę rozmową;
  • W czasie prezentacji bądź dokładny i konkretny; nie wpadaj w przesadę bądź nie oczekuj, że szwedzka wyobraźnia zastąpi część twojej prezentacji;
  • Materiały promocyjne są bardzo ważne. Powinny być sporządzone w języku angielskim (szwedzki nie jest konieczny);
  • Materiały informacyjne powinny koncentrować się na faktach, zawierające informacje o firmie dostawcy, dokładny opis produktu, stosowane metody produkcji, metody badania jakości, ocenę według skal międzynarodowych, minimalne ilości dostaw, dane o standardowym opakowaniu, cenie i warunkach płatności;
  • Mile widziane są próbki;
  • Importerzy chcą znać zdolności produkcyjne i ilości przeznaczone na eksport;
  • Importerzy wymagają informacji na temat banku eksportera, członkostwa w różnych stowarzyszeniach handlowych itp. oraz wcześniejszego doświadczenia w eksportowaniu towarów;
  • Dążenie do zaprezentowania w jednej ofercie wielu różnorodnych produktów mija się z celem. Zaufanie importerów budzą raczej oferty koncentrujące się na jednym wyrobie lub wyrobach zbliżonych, co świadczy o specjalizacji producenta;
  • Szwedzcy odbiorcy w zdecydowanej większości przypadków nie wykazują zainteresowania możliwością negocjacji ceny. Trzeba zatem przygotować się na to, że cena podana w ofercie jest ostateczna (co nie oznacza, że nie traktują problemu cen z dużą uwagą – zbyt wysoki poziom ceny wyjściowej może ich zniechęcić do dalszych rozmów);
  • Powszechnie stosuje się przy zakupie zasadę „just in time”;
  • Szwedzcy importerzy są niezwykle dokładni w sprawdzaniu, czy jakość produktu jest taka sama, jak próbki oraz czy jakość towarów z poszczególnych dostaw różni się między sobą;
  • W negocjacjach „tak” znaczy „tak”, ale „nie” często oznacza, że są chętni do kontynuowania negocjacji;
  • Doceń krytykę – dowodzi ona zainteresowania partnera;
  • Moment osiągnięcia porozumienia jest zaznaczony słownie, a na słowie szwedzkiego biznesmena można polegać. Porozumienie jest potwierdzone uściskiem dłoni, a następnie pisemnie;
  • Decyzje są z zasady podejmowane przez menadżerów średniego szczebla, chociaż naczelne kierownictwo rezerwuje czasem dla siebie ostatnie słowo w negocjacjach;
  • Odpoczynek jest dla Szwedów ważny. Dotyczy to także przerw w pracy. Nie próbuj ponaglać Szweda, który urządził sobie dłuższą przerwę na kawę lub przedłużył przerwę na lunch, nawet jeżeli jest to dla ciebie niewygodne;
  • Unikaj dowcipów w trakcie rozmów. Większość Szwedów uważa to za niewłaściwe w biurze;
  • Bezpiecznymi tematami do rozmów są: sport (piłka nożna, narciarstwo, hokej, tenis, żeglarstwo), życie kulturalne, troska o ochronę środowiska w kontekście krajowym i międzynarodowym;
  • Nie pytaj o sprawy osobiste i nie czuj się urażony, jeżeli Szwedzi nie pytają o twoją rodzinę, pracę itp.;
  • Szwedzi unikają spierania się na tematy uznane powszechnie za delikatne, zwłaszcza z obcokrajowcami. Jeżeli dyskusją tego typu przypadkiem się wywiąże, nie bądź zdziwiony nagłym jej przerwaniem przez Szweda;
  • Unikaj uwag krytycznych w odniesieniu do szwedzkiej kultury, politykii szwedzkiego poczucia humoru;
  • W rozmowach nie krytykuj systemu podatkowego w Polsce (i oczywiście w Szwecji);
  • Poszczególne regiony Szwecji cechuje lokalna duma. Nie wychwalaj zalet jednego regionu przed mieszkańcami innego;

Skandynawowie doceniają znajomość różnic między mieszkańcami Finlandii, Norwegii, Szwecji i Danii.


Gestykulacja i zachowania publiczne

  • Szwedzi gestykulują oszczędnie; ty również powinieneś być pod tym względem powściągliwy;
  • W relacjach ze Szwedami dbaj o spokój wypowiedzi. Szwedzi są na ogół spokojnymi ludźmi;
  • Szwedzi nie lubią fizycznych kontaktów. Nie dotykaj Szweda, nie klep po ramieniu i nie obejmuj;
  • Patrz ludziom prosto w oczy, gdy z nimi rozmawiasz;
  • Podrzucenie głowy oznacza „podejdź tutaj”;
  • Wiedząc, że Szwedki znane są ze swej seksualnej otwartości, nie myl śmiałości Szwedek z erotycznym zaproszeniem. Szwedki bardzo często rozmawiają z obcymi, zwłaszcza obcokrajowcami, gdyż chcą ćwiczyć znajomość języka obcego;
  • Mężczyzna zawsze idzie po lewej stronie kobiety;
  • Nie trzymaj rąk w kieszeniach, kiedy stoisz.

Wręczanie i przyjmowanie upominków

  • Upominek powinien być w miarę skromny. Może to być firmowy gadżet reklamowy, książka o twoim kraju, butelka dobrego trunku (ale nic osobistego i nie wyrób miejscowy);
  • Wręczanie upominków nie jest powszechne na początku nawiązywania kontaktów; można to zrobić na zakończenie pomyślnych negocjacji (także z okazji świąt Bożego Narodzenia);
  • Alkohole są w Szwecji bardzo drogie i stąd są wysoko cenionym prezentem. Dobra wódka lub wino są odpowiednim upominkiem w biznesie;
  • Jeżeli zostałeś zaproszony do złożenia wizyty w szwedzkim domu, miłym prezentem będą: kwiaty (nie przynoś czerwonych róż, białych bukietów i parzystej liczby kwiatów), alkohol, ciastka lub czekolada dla pani domu. Można także przynieść cukierki dla dzieci.